Definición: Objetivos
Una correcta definición de los objetivos no es sólo la descripción funcional y estética de lo que se pretende. Debe incorporar que cuestiones todos los aspectos necesarios para que todos los involucrados en la consecución de los objetivos entiendan no sólo el «qué», sino las motivaciones, cómo conseguirlos, . Algunos de los elementos son los siguientes:
- Objetivos comerciales.
- Costes y eficiencias a conseguir.
- Requerimientos de los clientes, los reguladores y la sociedad. Estudios de mercado.
- Análisis de la competencia.
- Plan de comunicación y sus fechas previstas.
No es necesario suministrar toda la onformación en la fase inicial para acelerar al máximo los tiempos, pero si generando la cultura en todo el equipo, por ejemplo a través de compartir documentos o haciendo pequeños focos en los diversos seguimientos.
De este modo se asegura que todos los integrantes del proyecto, sea cual sea su rol en el mismo, se encuentren alineados.
Documentación
Puede darse el caso de una documentación técnica de cierta profundidad pero que en general no son de uso general ya que son excesivamente técnica y poco descriptiva. Suelen ser en general sólo un mapa estándar de lo que existe, pero no explica relaciones entre los elementos o por que se ha hecho de una forma determinada.
- Explicación detallada de cada función o elemento del proyecto de modo que cualquiera de los involucrados pueda suministrarla a un posible relevo en su rol asegurando la comprensión de las tareas realizadas en dicho rol.
- Mensajes de error.
- Ayudas en línea.
- Documentos lejales: privacidad, condiciones, avisos legales, precios de los productos, etcétera
- Textos clave comprensibles por parte de los usuarios finales
- Customer journey con los puntos críticos previstos y cómo se han solventado.
- Hoja de estilos e imagen corporativa.
Gestión del cambio
El éxito de una iniciativa tiene un punto clave crítico en una gestión del cambio eficaz y eficiente. Un directivo de una empresa manifestaba que «la gestión del cambio suele tener un coste equivalente a cuatro o cinco veces el proyecto hasta su entrega».
Esta afirmación lejos de estar anticuada hoy en día es hasta más compleja: en el pasado muchos de los proyectos se realizaban para los empleados de la entidad, de modo que ellos interactuaban con el cliente. En la actualidad hay que asegurar que tanto los empleados, los que están frente a los clientes y el resto, y los clientes, son capaces de entender completamente el producto.
Las personas internas de la empresa son el primer y más directo foco de clientes potenciales para obtener respuestas sobre la iniciativa planteada.
- Planes de formación interna
- Focus group con clientes personas internas de la entidad
- Varios grupos de prueba con diferentes segmentos, edades, condiciones,…
- Encuestas internas para asegurar la comprensión integra de la iniciativa por los empleados.
- Planes de refuerzo, puntuales o periódicos, dependiendo del tipo de iniciativa
