martes, enero 18, 2022

La estructura de gobierno en la Gestión de Proyectos

Future Processing, empresa de desarrollo de proyectos con más de 1.000 profesionales en tecnología, especializada en principalmente en banca, salud y procesos, en mercados tan competitivos como Alemania y Reino Unido entre otros, comparte las claves de su éxito tras más de 20 años en el mercado.

Para entender la importancia de la estructura de gobierno, hay que remitirse al contexto de la gestión de proyectos, sobre todo en lo referido a normas, procedimientos, roles y reparto de responsabilidades dentro del proceso de toma de decisiones. La estructura de gobierno permite mantener el proyecto bajo control y que este se desarrolle de manera fluida y de acuerdo al plan establecido.

Se podría incluso decir que contar con una estructura de gobierno es vital para el éxito de un proyecto, ya que proporciona indicaciones precisas de cómo actuar en distintas circunstancias y despeja el factor caos de la ecuación.

¿Qué es lo más importante en la estructura de gobierno?

Para que la estructura de gobierno de un proyecto tenga vigencia de comienzo a fin, sin importar la fase en que este se encuentre, debe basarse en unos principios básicos:

  • Lógica: el marco establecido debe ser razonable y lógico para todos los implicados.
  • Idoneidad: no hay una única estructura de gobierno válida para todos; tiene que adaptarse siempre a la entidad o al proyecto en cuestión.
  • Transparencia: toda la información sobre la estructura de gobierno tiene que estar expresada con claridad, debe ser comprensible y estar disponible para todos los miembros de un equipo.
  • Repetibilidad: los mecanismos y procedimientos implicados deben ser universales, para que puedan usarse repetidamente en cualquier situación.
  • Eficiencia: la estructura de gobierno debe permitir que un proyecto se desarrolle de la manera más tranquila y productiva posible; tiene que estar enfocada a la resolución de problemas.

¿Cuáles son los roles principales dentro de la estructura de gobierno?

Dentro de la estructura de gobierno, los roles activos dependerán de la metodología elegida para la gestión del proyecto. Normalmente nos vamos a encontrar con alguno de los siguientes roles:

  • Responsable de proyectos: debe ser independiente del resto de partes interesadas y llevar el proyecto por el buen camino, de manera que se alcancen los resultados deseados por el cliente en cuanto a necesidades, valores y expectativas.
  • Gestor de proyectos: es el encargado de dirigir el proyecto a nivel operativo; el gestor de proyectos aclara las prioridades y coordina el trabajo.
  • Director técnico: se centra exclusivamente en la parte técnica del proyecto.
  • Jefes de equipo: organizan las tareas dentro de equipos más reducidos de diseñadores o desarrolladores.
  • Partes interesadas: tienen capacidad de decisión al más alto nivel, pudiendo definir necesidades, exponer expectativas o informar sobre variaciones en los objetivos de negocio.
  • Comité de dirección: generalmente, es un grupo formado, entre otros, por el gestor de proyectos y las partes interesadas, que supervisa y da su visto bueno al progreso general del proyecto y sus resultados.

La estructura de gobierno en la práctica: The Future Processing Way


El gerente de Compromiso con el Cliente: nuestra clave de éxito

Antes de nada, y con el objetivo de facilitar un plan estratégico para el proyecto y para los recursos del proyecto, asignamos a la cuenta del cliente uno de nuestros gerentes de Compromiso con el Cliente más expertos. Su labor principal es asegurarse de que el cliente está satisfecho con el servicio proporcionado, para luego trabajar conjuntamente con él en planificar un marco temporal para futuros proyectos.

Programa de gobierno

El objetivo de nuestro programa de gobierno es establecer y mantener una estructura organizativa clara y también procesos y prácticas transparentes para gestionar la relación cliente-empresa. Se lo entregamos por escrito a todos aquellos que participan en el proyecto, para que quede claro quién es responsable de qué y cómo se debería abordar, paso a paso, cualquier nuevo problema. No hay espacio para conjeturas, ya que el proyecto debe avanzar de manera efectiva y la puntualidad de las entregas es una de nuestras prioridades.

En el programa, se adjunta información sobre principios de gobierno, roles, responsabilidades, estructuras de los comités y protocolos. De esta manera, se facilita la cooperación, se alinean los intereses de ambas partes, se simplifica la puesta en práctica de cualquier modificación o enmienda y se estructura el proceso de rescisión parcial o total de un servicio.

Modelo operativo de gobierno

Nuestro modelo operativo de gobierno se basa en las siguientes normas fundamentales que deben ser respetadas por ambas partes:

  • Ser proactivo y mostrar una actitud receptiva y flexible, ya que esto se traduce en un desarrollo eficiente y continuo.
  • Centrarse en la satisfacción del cliente y en la experiencia del cliente, de manera que se atiendan todas sus necesidades.
  • Practicar una gestión activa que llame a la acción y mantenga el proyecto en marcha.
  • Priorizar la innovación y la mejora continua para proporcionar resultados vanguardistas, siempre de la máxima calidad.
  • Mantener la armonía en los procedimientos, especialmente entre ambas partes.
  • Colaborar mostrando una actitud beneficiosa para todos, para que el éxito del proyecto se traduzca en conseguir o mantener una ventaja competitiva para el cliente y para nosotros mismos.
  • Mantener una comunicación frecuente y clara, para que todo sea transparente y no haya obstáculos que ralenticen el desarrollo del proyecto.
  • Revisar y aprobar las decisiones importantes mediante el proceso de control de gestión, para asegurarse de que el proyecto avanza en la dirección correcta.

Reuniones de gobierno

Las reuniones son de vital importancia en nuestro modelo de gobierno. Se llevan cabo en diferentes niveles y afectan a distintos aspectos del proyecto:

  • Revisión estratégica
    Cada seis meses, tiene lugar una revisión estratégica o, lo que es lo mismo, una reunión cara a cara entre nuestra junta directiva y la de nuestro cliente. Se hacen con el propósito de presentar y ajustar la visión estratégica y la agenda de los próximos meses, hablar sobre nuevas oportunidades y necesidades, y revisar el rendimiento financiero.
  • Reunión operativa mensual
    Esta reunión tiene lugar una vez al mes y en ella hablamos sobre novedades en los recursos, el rendimiento del proyecto según los indicadores clave de rendimiento (KPI) o sobre cualquier riesgo o cuestión notificada por cualquiera de los equipos.
  • Reunión operativa semanal
    Es la reunión más frecuente, en ella revisamos los informes de progreso y los principales riesgos de entrega, y también hablamos sobre cualquier cuestión referente a la entrega del actual proyecto.

Naturalmente, antes de estas reuniones, presentamos una lista de participantes y un programa detallado, para que todos tengan tiempo de prepararse y saber qué esperar de la reunión.

Beneficios de contar con una estructura de gobierno

Contar con una estructura de gobierno sólida beneficia a la totalidad de la colaboración, sobre todo en términos de eficiencia del trabajo y transparencia. Principales beneficios:

  • Menos obstáculos o dificultades en el proceso de toma de decisiones, ya que los procedimientos y el reparto de responsabilidades están definidos de manera clara.
  • Aumento de la fiabilidad y la confianza de nuestros clientes, ya que se reduce al mínimo el riesgo de posibles malentendidos o problemas de comunicación.
  • Una mejor visión del progreso de nuestros proyectos, gracias a la actitud abierta y transparente adoptada por la administración en los diferentes niveles.

Si un proyecto carece de estructura de gobierno, es muy fácil bloquearse y perder el rumbo. Por eso, le prestamos especial atención a este asunto y nos aseguramos antes de cualquier colaboración de que el modelo de gobierno de cada proyecto posee una estructura sólida, para que nuestro equipo y nuestros clientes estén preparados, totalmente informados y listos para la acción.

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