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Startups: Es mejor alquilar hardware que comprarlo

La capacidad de alquilar todo tipo de cosas es un paso lógico en la evolución hacia una economía de suscripción, pero alquilar hardware no era necesariamente lo más importante para las startups hasta que llegó COVID-19.

Antes de la pandemia, un paso común en el proceso de incorporación en muchas startups financiadas por VC (Venture Capital) implicaba que los empleados visitaran el Apple Store más cercano con una tarjeta de crédito de la empresa para poder comprar un nuevo portátil.

Esa práctica se detuvo cuando las oficinas cerraron y, a medida que los edificios permanecían vacíos, todas esos portátiles, PCs de sobremesa, grandes monitores y sillas de despacho comenzaron a parecer un mal uso del dinero. Al mismo tiempo, quedó claro que el trabajo remoto había llegado para quedarse y que enviar equipos a otro país era costoso.

Trabajar desde casa durante la pandemia creó vientos de cola para las empresas de alquiler de hardware. Pero incluso con la perspectiva de un regreso híbrido a las oficinas, hay razones para alquilar no solo software, sino también portátiles, teléfonos o incluso muebles. ¿Qué debe hacer la startup en su etapa inicial?

OPEX frente a CAPEX

“No compre, alquile”, reza el mensaje de emendu, una startup. Pero ahora que SaaS es la corriente principal, ¿por qué es necesario decir esto? Porque emendu no vende suscripciones de software; alquila hardware a una variedad de clientes, incluidas las startups.

Desde un punto de vista financiero, existe una diferencia clave entre comprar y alquilar: el primero es un gasto de capital; este último un gasto de operación. En algunos lugares, esto marca una gran diferencia cuando se trata de la cantidad de impuestos al valor añadido que una startup puede deducir.

El país de origen de emendu, España, es uno de los lugares donde el alquiler de hardware es fiscalmente ventajoso para las startups. Este aspecto es menos relevante en Estados Unidos, donde un experto Paul Bianco dijo “No he visto que surja la conversación desde el punto de vista fiscal en este país”.

Bianco es el director general de Graphite Financial, que proporciona a las empresas emergentes contabilidad externa y soporte de CFO. Pero la mayoría de sus clientes «deben poco o ningún impuesto» porque las «startups respaldadas por VC en modo de crecimiento todavía no son rentables”, dijo. Si alquilar hardware tiene sentido para ellos, no lo es por las deducciones fiscales.

Si hay razones financieras para que una startup no compre su hardware, “se trataría más de la gestión del flujo de efectivo”, dijo Bianco. Pero la descapitalización es una preocupación importante «para las empresas en etapa muy temprana donde el efectivo es un recurso escaso» o «si la cantidad de hardware que se compra es importante para la empresa».

Agregue opciones como crédito y BNPL, y parece que la principal ventaja de alquilar hardware puede no ser financiera. “Para las empresas que han recaudado dinero, definitivamente se trata más de ahorrar tiempo”, dijo Bianco

Haciéndolo simple

La eficiencia es un factor clave de éxito para las nuevas empresas y también es el marco a través para poder examinar el alquiler de hardware.

Según el responsable de digital de emendu, Francisco Chaves, el alquiler de hardware empieza a cobrar relevancia a partir de los 10 empleados. Por debajo de ese umbral, a las empresas emergentes les puede resultar más fácil comprar hardware.

Las cosas cambian una vez que el equipo crece, especialmente si se distribuye, dijo Chaves, y, por ejemplo, emendu está enviando dispositivos a toda Europa.

“En un mundo de trabajo remoto, puedo ver mucho valor en un servicio administrado que puede facilitar la incorporación y salida de empleados, dotándoles de su equipo a tiempo, ya configurado y listo para funcionar desde el primer día”, dijo Bianco. “El tiempo es el recurso más valioso en una startup, por lo que si los empleados remotos pueden ponerse en marcha más rápido y más fácilmente, puedo ver a las empresas pagando una prima por ello”.

Los equipos remotos son un enfoque central para Firstbase, cuya misión es ayudar a sus clientes a «configurar, administrar y recuperar todo el equipo físico que sus trabajadores remotos necesitan para hacer un gran trabajo desde cualquier lugar». Esto incluye hardware y una plataforma de software para administrarlo.

«Habilitar con éxito a los trabajadores remotos requiere un software que se vincule con los sistemas de recursos humanos, los sistemas de aprovisionamiento de TI, las herramientas SaaS y más», escribió el socio de a16z, David Ulevitch, cuando la firma de capital de riesgo invirtió en la ronda de financiación Serie A de 13 millones de dólares de Firstbase en abril pasado. “La plataforma Firstbase maneja todo esto para las empresas con solo unos pocos clicks”.

Estas capas de soporte, gestión e integración son uno de los principales diferenciadores para los clientes, en comparación con la simple compra de hardware. Esta es también la razón por la que esta categoría se conoce como «hardware como servicio» o HaaS.

Everphone, con sede en Berlín, es otro actor en esta categoría, con un punto de vista adicional: su negocio es «móvil como servicio». “Everphone describe su oferta como una ventanilla única, con el servicio que cubre no solo el alquiler de teléfonos inteligentes y tabletas (nuevas o reacondicionadas), sino también una administración y gestión que cubre las necesidades de soporte, incluido el manejo de reparaciones/reemplazos”.

Esto retorna a un modelo basado en la simplicidad: una vez que una startup alcanza un cierto tamaño, probablemente tenga más sentido comprar un seguro integrado y no tener que lidiar con la presentación de una reclamación cada vez que se necesita reemplazar un dispositivo.

Facilitando el rápido crecimiento

Además del ahorro de tiempo, los clientes de alquiler de hardware están interesados ​​en el hecho de que es flexible y escalable, dijo Chaves. Esto podría deberse a que tienen períodos de aumento, por ejemplo, una empresa que necesita máquinas potentes para hacer una gran cantidad de reproducción de video, pero solo de vez en cuando.

El alquiler de hardware es particularmente relevante cuando las empresas anticipan necesidades, porque, por ejemplo, están abriendo una división en un nuevo mercado. HaaS puede ayudarlos a evitar un gran gasto único, así como posibles problemas en la cadena de suministro.

Una cadena de suministro disruptiva también pueden ser una ayuda para las nuevas empresas que contratan de forma gradual, pero rápida. En este caso, podrían avisar a su proveedor sin tener que pagar de inmediato. Cómo ejemplo, Chaves menciona a clientes para los que emendu actualmente está buscando dispositivos en previsión de necesidades futuras.

En un contexto de competencia feroz por el talento, proporcionar a los empleados hardware nuevo y en consecuencia de alto coste también puede actuar como un beneficio, mucho más que una política de «traiga su propio dispositivo» (BYOD, Bring Your Own Device).

Para los nuevos empleados con fuertes preferencias tecnológicas, un dispositivo elegido por la empresa podría ser una compensación en comparación con la posibilidad de «traer su propio entorno de trabajo», una tendencia conocida como BYOE (Bring Your Own Environment). Esto es algo que los proveedores de alquiler están preparados para abordar.

Para entender esto mejor, se puede observar uno de los clientes de emendu, Streamloots. La startup con sede en España distribuida globalmente se dirige a un mercado para comprar interacciones en tiempo real con retransmisones en directo con muchos fanáticos de los videojuegos en su propio equipo. La especialista en personas Hortensia Espiritu señaló que “el 50% de nuestros colaboradores tiene un perfil técnico. Por lo general, se preocupan por las especificaciones de sus dispositivos y los sistemas operativos instalados en ellos, por lo que es importante que nos adaptemos”.

Para asegurarse de que emendu conozca las especificaciones tecnológicas preferidas de los empleados, Streamloots inicia estas conversaciones con ellos desde el principio, dijo Espiritu. “Las conversaciones con los técnicos sobre sus futuros dispositivos comienzan en la primera entrevista del proceso de selección y se completan cuando firman la oferta de trabajo».

“Para estos perfiles”, continua Espiritu, “tratamos de tener toda la información con al menos dos semanas de anticipación”. Pero si Streamloots no lo hace, emendu ofrece su ayuda: la capacidad de reemplazar un dispositivo por otro sin penalizaciones es parte de su propuesta de valor.

Los dispositivos recientes pueden ayudar a atraer talento, pero también convertirse en una ventaja competitiva para la retención. Cuando se trabaja en tecnología, un tweet viral reciente bromeaba diciendo: «Es más fácil simplemente conseguir un nuevo trabajo que quedarse el tiempo suficiente para actualizar el portátil».

El alquiler de hardware puede hacer que las renovaciones y actualizaciones sean más frecuentes, sin dejar de tener en cuenta las preocupaciones ambientales. “Los dispositivos devueltos se reacondicionan después de un borrado de datos certificado y se pueden usar en un segundo ciclo de vida. Si no, reciclaremos el dispositivo”, señala Everphone en su web.

No se trata solo de dispositivos devueltos que se reacondicionan; los dispositivos alquilados a menudo también son usados de nuevo. Por ejemplo, el proveedor alemán Grover les dice a sus clientes B2B que alquila «productos nuevos y tan buenos como nuevos«.

Esta economía circular no solo es más sostenible, sino que también ayuda a mantener bajos los precios de los alquileres. Cualquiera que haya participado en una evento comercial sabe que alquilar equipos no es nuevo. Pero cuando se trataba de tecnología, solía ser mucho más caro que tener la misma pieza de hardware por un período de tiempo. Pero un vistazo rápido a la página del consumidor de Grover muestra que ese ya no es el caso, sin mencionar la opción de comprar el dispositivo tras un número determinado de meses.

Consideraciones sobre la Seguridad

Hay un fuerte impulso para el uso los dispositivos reacondicionados en el mercado de consumo, pero esto aún podría generar preocupaciones de seguridad para algunas startups.

Dependiendo de su perfil de amenazas y el tipo de datos que recopile, es posible que prefiera ser dueño de su hardware de forma absoluta y a perpetuidad. Si aún así se está interesado en el alquiler, se puede pedir al proveedor que no envíe dispositivos usados ​​y que no renueve el entregado después de ser usado.

Si es clave el control exclusivo de sus dispositivos, también pueden suministrar mejoras del estilo, por ejemplo, el borrado de forma remota de un dispositivo que haya sido robado.

De manera más general, la capa de plataforma que viene con el alquiler de hardware puede ayudar a realizar un seguimiento de dónde están los dispositivos y con quién. Esta necesidad se hizo más clara con el trabajo remoto, dijo Chaves. A medida que las nuevas empresas perdieron la capacidad de controlar visualmente su hardware, comenzaron a requerir el tipo de administración de dispositivos que las empresas ya usaban internamente.

Regulaciones como el RGPD de Europa y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) también significan que las necesidades de las nuevas empresas y las grandes corporaciones son más similares de lo que solían ser.

Criterio de Selección

El tipo de gestión de dispositivos que se requiere debe influir en la elección de un proveedor, tal vez en segundo lugar a su ubicación y la de los empleados: el envío de dispositivos a países lejanos o incluso al Reino Unido posterior al Brexit aún puede ser un desafío. Pero una vez que se haya reducido, también podría considerar la gama de servicios que ayudan a la expansión de la empresa.

Por ejemplo, HaaS es solo un componente de lo que emendu espera lograr. Su misión es “mejorar el acceso a la tecnología”, y esto podría adquirir diferentes modos de soporte, como la gestión de licencias, capacitación y servicios de asesoría.

“No habíamos anticipado que muchos de nuestros clientes buscarían consejos sobre qué comprar”, dijo Chaves. «En lugar de solicitar dispositivos y cantidades específicas, podrían preguntar qué comprar para 12 vendedores ambulantes, dos desarrolladores y un editor de video».

Emendu tuvo que adaptarse y capacitar adicionalmente a su personal para asegurarse de que tuvieran un conocimiento profundo de las opciones de tecnología y hardware disponibles, que incluyen computadoras y dispositivos móviles, pero también auriculares y accesorios de realidad virtual.

El asesoramiento de ventas puede no ser necesario para las startups que ya conocen sus necesidades. Pero si no lo tienen de todo claro, querrán asegurar de que su proveedor de alquiler de hardware pueda hacer un esfuerzo adicional y asesorar cada vez que se esté considerando un nuevo alquiler, así como actualizaciones y versiones anteriores. Esto también podría permitirle probar hardware del que no está seguro de que valga la pena la inversión, sin correr un riesgo financiero.

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