El gobierno del dato es el proceso de administrar la disponibilidad, usabilidad, integridad y seguridad de los datos en los sistemas de la organización, basado en estándares y políticas de datos internos que también controlan el uso de datos.
La gobernanza eficaz de los datos garantiza que los datos sean coherentes y fiables y que no se utilicen de forma indebida. Es cada vez más crítico a medida que las organizaciones enfrentan nuevas regulaciones de privacidad de datos y confían cada vez más en el análisis de datos para ayudar a optimizar las operaciones e impulsar la toma de decisiones comerciales.
Un modelo de gobierno de datos bien organizado incluye un equipo de gobierno, un comité directivo que actúa como el órgano de gobierno y un grupo de administradores de datos. Todos ellos trabajan juntos para crear los estándares y políticas para gobernar los datos, así como los procedimientos de implementación y cumplimiento que son llevados a cabo principalmente por los administradores de datos. También participan ejecutivos y otros representantes de las operaciones comerciales de una organización, además de los equipos de gestión de datos y TI.
Si bien el gobierno dej dato es un componente central de una estrategia general de gestión de datos, las organizaciones deben centrarse en los resultados comerciales deseados y derivados de un programa de gobierno en lugar de en los datos en sí.
Por qué es importante el gobierno del dato
Sin un gobierno del dato eficaz, es posible que no se resuelvan las incoherencias de datos en diferentes sistemas de una organización.
Por ejemplo, los nombres de los clientes pueden aparecer de forma diferente en los sistemas de ventas, logística y servicio al cliente. Eso podría complicar los esfuerzos de integración de datos y crear problemas de integridad de datos que afecten la precisión de la inteligencia del negocio (BI), los informes empresariales y las aplicaciones de análisis.
Además, es posible que los errores de datos no se identifiquen y solucionen, lo que afectaría aún más la precisión de BI y análisis. Hay diversos motivos por los cuales las organización deben disponer de un gobierno de los datos:
- Evitar silos inconsistentes en diferentes departamentos o unidades.
- Acordar definiciones de los datos que puedan compartirse y entenderse en toda la organización.
- Mejorar la calidad del dato a través de esfuerzos comunes para identificar y corregir errores.
- Incrementar la credibilidad de los análisis y ofrecer a los decisores información de valor
- Implementar y reforzar políticas que ayuden a prevenir los errores y el mal uso de la información
- Asegurar el alineamiento con las políticas de privacidad, protección de datos y otras regulaciones
Un mal gobierno del dato también obstaculizar las iniciativas de cumplimiento normativo, lo que podría causar problemas a las organizaciones que necesitan cumplir con las nuevas leyes de protección y privacidad de datos, como el RGPD de la Unión Europea y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA).
Un programa de gobierno de datos generalmente da como resultado el desarrollo de definiciones de datos comunes y formatos de datos estándar que se aplican en todos los sistemas comerciales, lo que aumenta la coherencia de los datos para usos comerciales y de cumplimiento.
Beneficios y objetivos del gobierno del dato
Un objetivo clave del gobierno de datos es romper los silos de datos en una organización. Estos silos comúnmente se acumulan cuando las unidades de negocios individuales implementan sistemas de procesamiento de transacciones separados sin una coordinación centralizada o una arquitectura de datos común de la organización.
La gobernanza de datos tiene como objetivo armonizar los datos en esos sistemas a través de un proceso colaborativo, con las partes interesadas de las distintas unidades de negocio que participan.
Otro objetivo del gobierno es garantizar que los datos se utilicen correctamente, tanto para evitar la introducción de errores de datos en los sistemas como para bloquear el posible uso indebido de datos personales sobre clientes y otra información confidencial.
Esto se puede lograr creando políticas uniformes sobre el uso de datos, junto con procedimientos para monitorizar el uso y hacer cumplir las políticas de manera continua. Además, la gobernanza de los datos puede ayudar a lograr un equilibrio entre las prácticas de recopilación de datos y las regulaciones de privacidad.
Además de análisis más precisos y un cumplimiento normativo más sólido, los beneficios que ofrece la gobernanza de datos incluyen una mejor calidad de los datos; menores costos de gestión de datos; y un mayor acceso a los datos necesarios para los científicos de datos, otros analistas y usuarios comerciales.
En última instancia, el gobierno del dato puede ayudar a mejorar la toma de decisiones empresariales al brindar mejor información. Esto produce a ventajas competitivas, mayores ingresos y beneficios.
Roles del gobierno del datos
En la mayoría de las organizaciones, varias personas están involucradas en el proceso de gobernanza de datos. Eso incluye ejecutivos de negocios, profesionales de administración de datos y personal de TI, así como usuarios finales que están familiarizados con los dominios de datos relevantes en los sistemas de una organización. Estos son los participantes clave y sus principales responsabilidades de gobernanza.
Director de datos
El director de datos (CDO), si lo hay, a menudo es el ejecutivo senior que supervisa un programa de gobierno de datos y tiene una responsabilidad de alto nivel por su éxito o fracaso. El papel del CDO incluye asegurar la aprobación, la financiación y la dotación de personal para el programa, desempeñar un papel de liderazgo en su establecimiento, supervisar su progreso y actuar como un defensor del mismo internamente. Si una organización no tiene un CDO, otro ejecutivo de C-suite generalmente se desempeñará como patrocinador ejecutivo y se encargará de las mismas funciones.
Gerente y equipo de gobernanza de datos
En algunos casos, el CDO o un ejecutivo equivalente (un director de gestión de datos empresariales, por ejemplo) también puede ser el director del programa de gobierno de datos práctico. En otros, las organizaciones designan a un administrador de gobierno de datos o dirigen específicamente para ejecutar el programa. De cualquier manera, el administrador del programa generalmente dirige un equipo de gobernanza de datos que trabaja en el programa a tiempo completo. A veces, más formalmente conocida como la oficina de gobernanza de datos, coordina el proceso, dirige reuniones y sesiones de formación, realiza un seguimiento de las métricas, gestiona las comunicaciones internas y lleva a cabo otras tareas de gestión.
Comité de gobierno de datos
Sin embargo, el equipo de gobierno generalmente no toma decisiones sobre políticas o estándares. Esa es la responsabilidad del comité o consejo de gobierno de datos, que está compuesto principalmente por ejecutivos comerciales y otros propietarios de datos. El comité aprueba la política fundamental de gobernanza de datos y las políticas y reglas asociadas sobre aspectos como el acceso y uso de datos, además de los procedimientos para implementarlos. También resuelve disputas, como desacuerdos entre diferentes unidades de negocio sobre definiciones y formatos de datos.
Administradores de datos
Las responsabilidades de los administradores de datos incluyen supervisar los conjuntos de datos para mantenerlos en orden. También están a cargo de garantizar que las políticas y reglas aprobadas por el comité de gobierno de datos se implementen y que los usuarios finales las cumplan. Los trabajadores con conocimiento de dominios y activos de datos particulares generalmente son designados para manejar la función de administración de datos. Ese es un trabajo a tiempo completo en algunas empresas y un puesto a tiempo parcial en otras; También puede haber una combinación de administradores de datos comerciales y de TI.
Los arquitectos de datos, los modeladores de datos y los analistas e ingenieros
Los arquitectos de datos, los modeladores de datos y los analistas e ingenieros de calidad de los datos también forman parte del proceso de gobernanza. Además, los usuarios comerciales y los equipos de análisis deben estar capacitados en las políticas de gobernanza de datos y los estándares de datos para que puedan evitar el uso de datos de manera incorrecta o incorrecta. Puede obtener más información sobre las funciones y responsabilidades del gobierno de datos y cómo estructurar un programa de gobierno en un artículo relacionado.
Componentes del Marco de Gobierno
Un marco de gobierno de datos consta de políticas, reglas, procesos, estructuras organizativas y tecnologías que se implementan como parte del programa de gobierno.
También detalla elementos como la declaración de misión del programa, sus metas y cómo se medirá su éxito, así como las responsabilidades de toma de decisiones y el retorno por las diversas funciones que serán parte del programa.
Por tanto, ante tanta información, debe documentarse y compartirse internamente para mostrar cómo es su funcionamiento, de modo que quede claro para todos los involucrados desde el inicio.
Por el lado de la tecnología, el software de gobierno de datos se puede utilizar para automatizar aspectos de la gestión del programa. Si bien las herramientas de gobierno no son un componente obligatorio del marco, ayudan a su desarrollo ya que son compatibles con la gestión de programas y flujos de trabajo, la colaboración, el desarrollo de políticas de gobernanza, la documentación de procesos, la creación de catálogos de datos y otras funciones. También se pueden utilizar junto con las herramientas de calidad de datos, gestión de metadatos y gestión de datos maestros (MDM).
Implementación de la gobernanza de datos
El paso inicial en la implementación de un marco de gobierno de datos implica identificar a los propietarios de los diferentes activos de datos en una empresa y hacer que ellos o las personas designadas de sus equipos participen en el programa de gobierno. El CDO (Chief Data Officer), patrocinador ejecutivo o gerente de gobernanza de datos toma la iniciativa en la creación de la estructura del programa, trabajando para dotar de personal al equipo de gobierno de datos, identificar a los administradores de datos y formalizar el comité de gobierno.
Una vez finalizada la estructura, comienza el trabajo real. Se deben desarrollar las políticas de gobierno y los estándares de datos, junto con reglas que definen cómo el personal con acceso puede utilizar los datos.
- Mapeo y clasificación de datos. El mapeo de los datos en los sistemas ayuda a documentar los activos de datos y cómo fluyen los datos a través de la organización. Se pueden clasificar diferentes conjuntos de datos en función de factores como si contienen información personal u otros datos confidenciales. Las clasificaciones influyen en cómo se aplican las políticas de gobierno.
- Glosario empresarial. Un glosario empresarial contiene definiciones de términos y conceptos empresariales utilizados en una organización, por ejemplo, lo que constituye un cliente activo. Al ayudar a establecer un vocabulario común para los datos comerciales, los glosarios comerciales contribuyen a los esfuerzos de gobierno.
- Diccionario de datos. Los diccionarios o catálogos de datos recopilan metadatos de los sistemas y los utilizan para crear un inventario indexado de los activos de datos disponibles que incluye información sobre el origen de los datos, funciones de búsqueda y herramientas de colaboración. La información sobre las políticas de gobernanza de datos y los mecanismos automatizados para hacerlas cumplir también se puede incorporar en los catálogos. (ver Claves para una organización basada en los datos)
Mejores prácticas
En tanto se pueden imponer restricciones sobre en cómo se manejan y utilizan los datos, puede volverse un reto en las organizaciones. Una preocupación común entre los equipos de administración de datos y tecnología es que los usuarios comerciales puedan tener una percepción de «policía de lso datos».
Para promover la aceptación de los usuarios y evitar la resistencia a las políticas de gobierno, los managers con experiencia recomiendan que los programas estén impulsados por el negocio, con los propietarios de datos involucrados y el comité de gobierno tomando las decisiones sobre los marcos de estándares, políticas y reglas.
La capacitación y educación sobre el gobierno de datos es un componente necesario de las iniciativas, en particular para familiarizar a los usuarios comerciales y analistas de datos con las reglas de uso de datos, los mandatos de privacidad y su responsabilidad de ayudar a mantener la coherencia de los conjuntos de datos.
La comunicación continua con ejecutivos corporativos, gerentes comerciales y usuarios finales sobre el progreso de un programa de gobierno de datos también es imprescindible, a través de una combinación de informes, boletines informativos por correo electrónico, talleres y otros métodos de divulgación.
Hay una serie de factores que ayudan al éxito de un marco de gobierno:
- Un enfoque en el valor comercial y los resultados organizacionales.
- Acuerdo interno sobre responsabilidad de datos y derechos de decisión.
- Un modelo basado en la confianza en el origen y la conservación de datos.
- Toma de decisiones transparente que se ajusta a un conjunto de principios éticos.
- La gestión de riesgos y la seguridad incluidos como componentes centrales del gobierno.
- Educación y capacitación permanente, con mecanismos para medir su efectividad.
- Una cultura colaborativa y un proceso de gobierno que fomente una amplia participación.
Las asociaciones profesionales que promueven las mejores prácticas en los procesos de gobernanza de datos incluyen DAMA International y la Organización de Profesionales de Gobierno de Datos. El Data Governance Institute, una organización fundada en 2004 por la entonces consultora Gwen Thomas, publicó una plantilla de marco de gobierno de datos y una variedad de guías sobre las mejores prácticas de gobierno.
Desafíos de la gobernanza de datos
Los primeros suelen ser los más difíciles porque es característico que las diferentes partes de una organización tengan puntos de vista divergentes de las entidades de datos empresariales clave, como clientes o productos.
Estas diferencias deben resolverse como parte del proceso de gobierno, por ejemplo, acordando definiciones y formatos de datos comunes. Suele ser un esfuerzo tenso y conflictivo, por lo que el comité de gobierno de datos necesita un procedimiento claro de resolución de disputas.
Otros desafíos comunes que enfrentan las organizaciones incluyen los siguientes apartados que se muestran a continuación.
Demostrar su valor comercial. Este reto comienza desde el principio. De forma continua, demostrar el valor comercial requiere el desarrollo de métricas cuantificables, particularmente en las mejoras en la calidad de los datos. Eso podría incluir la cantidad de errores de datos resueltos trimestralmente y las ganancias de ingresos o ahorros de costes que resultan de ellos. Otras métricas de calidad de datos comunes miden la precisión y las tasas de error en conjuntos de datos y atributos relacionados, como la integridad y la coherencia de los datos.
Apoyo a la analítica de autoservicio. El movimiento de análisis y BI en modo autoservicio ha creado nuevos desafíos de gobierno al poner los datos en manos de más usuarios en las organizaciones. Es necesario asegurarse de que los datos sean precisos y accesibles para los usuarios, al tiempo que garantizan que los usuarios (analistas de negocios, ejecutivos y científicos de datos ciudadanos, entre otros) no hagan un mal uso de los datos ni entren en conflicto con las restricciones de seguridad y privacidad de los datos. La transmisión de datos que se utilizan para análisis en tiempo real complica aún más este reto.
Gobernando big data. La implementación de sistemas de big data también agrega nuevas necesidades y desafíos de gobierno. Los programas de gobierno de datos tradicionalmente se enfocaban en datos estructurados almacenados en bases de datos relacionales, pero ahora deben lidiar con la combinación de datos estructurados, no estructurados y semiestructurados que suelen contener los entornos de big data, así como una variedad de plataformas de datos, incluidas Hadoop y Spark. sistemas, bases de datos NoSQL y almacenes de objetos en la nube. Además, los conjuntos de big data a menudo se almacenan en forma sin procesar en lagos de datos y luego se filtran según sea necesario para usos analíticos.
Pilares clave de la gobernanza de datos
Los programas de gobierno de datos se basan en aspectos adicionales del proceso general de gestión de datos entre los que se incluyen los siguientes.
- Administración de datos. Una responsabilidad esencial del administrador de datos es ser responsable de una parte de los datos de una organización, en áreas como la calidad, la seguridad y el uso de los datos. Los equipos de administradores de datos generalmente se forman para ayudar a guiar y ejecutar la implementación de políticas de gobierno de datos. Suelen estar compuesos por usuarios empresariales conocedores de datos que son expertos en la materia en sus dominios, aunque el administrador de datos también puede ocupar un puesto de tecnología. Los administradores de datos colaboran con analistas de calidad de datos, administradores de bases de datos y otros profesionales de gestión de datos, al mismo tiempo que trabajan con unidades de negocio para identificar problemas y requisitos de datos.
- Calidad de los datos. La mejora de la calidad de los datos es una de las mayores fuerzas impulsoras detrás de las actividades de gobierno. La precisión, integridad y coherencia de los datos en todos los sistemas son características fundamentales de las iniciativas de éxito. La limpieza de datos o depuración de datos, es un elemento común de calidad de datos. Corrige errores e inconsistencias de datos y también correlaciona y elimina instancias duplicadas de los mismos elementos de datos, armonizando así las diversas formas en que el mismo cliente o producto puede aparecer en los sistemas. Las herramientas de calidad de datos brindan esas capacidades a través de funciones de creación de perfiles, análisis y comparación de datos, entre otras características.
- Gestión de datos maestros. MDM (Marter Data Management) es otra disciplina de gestión que está estrechamente asociada con los procesos de gobierno. Las iniciativas MDM establecen un conjunto maestro de datos sobre clientes, productos y otras entidades comerciales para ayudar a garantizar que los datos sean consistentes en los diferentes sistemas de una organización. MDM encaja de forma natural con el gobierno. Sin embargo, al igual que los programas de gobierno, los esfuerzos de MDM pueden crear controversia en las organizaciones debido a las diferencias entre departamentos y unidades de negocio sobre cómo formatear los datos maestros. Además, la complejidad de MDM ha limitado su adopción en comparación con la gobernanza de datos. Pero la combinación de los dos ha llevado a un cambio hacia proyectos MDM de menor escala impulsados por objetivos de gobierno de datos.
- Casos de uso. Un gobierno eficaz está en el centro de la gestión de los datos utilizados en los sistemas operativos y las aplicaciones de análisis y BI. También es un componente importante de las iniciativas de transformación digital y puede ayudar en otros procesos corporativos, como la gestión de riesgos, la gestión de procesos comerciales y las fusiones y adquisiciones. El cumplimiento de las directivas de privacidad de GDPR y CCPA es otro nuevo caso de uso para la gobernanza de datos. Divulgar estos casos de éxito internamente ayuda a establecer una cultura común en las organizaciones.
Proveedores y herramientas de Gobierno de Datos
Las herramientas de gobierno de datos están disponibles ya por diversos proveedores.
Eso incluye desde los principales proveedores tecnológicos, como IBM, Informatica, Information Builders, Oracle, SAP y SAS Institute, como a especialistas en gestión de datos como Adaptive, ASG Technologies, Ataccama, Collibra, Erwin, Infogix y Talend.
En la mayoría de los casos, las herramientas de gobierno se ofrecen como parte de conjuntos más grandes que también incorporan características de administración de metadatos y funcionalidad de orígenes de datos.
El software de catálogo de datos también se incluye en muchas de las plataformas de gestión de metadatos y gobierno de datos.
Igual que en el caso anterior está disponible por proveedores especializados con un producto independiente por ejemplo como Alation, Alteryx, Boomi, Cambridge Semantics y Data.world.
